公示送達の現地調査では何を確認する？調査方法と現場で見るポイント

現地へ向かう前に確認する資料

現地調査は、住所だけを受け取って直ちに訪問するものではありません。調査対象を取り違えず、現場で必要な確認を漏らさないよう、ご依頼時にお預かりした情報を整理します。

同じ地番に複数の建物がある、住居表示と登記上の表記が異なる、建物名が変更されているといった場合もあります。地図上の位置だけで判断せず、住所表記、建物名称、周辺の位置関係を事前に確認します。

裁判所や案件によって、確認を求められる事項が異なる場合があります。依頼元で特に確認したい項目がある場合は、調査前に指示事項として共有していただきます。

現地到着後の確認順序

現地では、いきなり対象住戸の呼び鈴を押すのではなく、まず住所と建物が一致しているかを確認します。全体から個別へと順番に確認することで、建物や部屋の取り違いを防ぎ、後から写真を見たときにも位置関係が分かる記録を残せます。

オートロックの集合住宅など、共用部分へ入れない現場もあります。その場合は、確認できた範囲と確認できなかった範囲を区別します。立ち入れなかった場所について、確認したかのような記載は行いません。

公示送達の現地調査で見る具体的なポイント

住所・建物・部屋の存在

最初に、依頼された住所が現地に存在するかを確認します。集合住宅の場合は建物名と部屋番号、戸建ての場合は住居表示や表札の位置などを照合します。建物が取り壊されている、空き地になっている、建物名称が変わっている場合も、現況が分かるように記録します。

表札や名札の表示

玄関、門柱、集合郵便受けなどに、対象者名や同一姓の表示があるかを確認します。別人名義の表示がある場合も、その状態を記録します。

ただし、近年は表札を出さない住居も多いため、表札がないことだけで居住していないとは判断しません。表札の有無は、複数ある確認事項の一つとして扱います。

郵便受けの状態

郵便受けに名札があるか、郵便物やチラシが滞留しているか、投入口が塞がれていないかなど、外部から見える状態を確認します。

郵便物が多く入っていても、長期不在、転居後の未回収、投函量が一時的に多いなど、複数の可能性があります。反対に、郵便物が見えない場合も、定期的に回収されているとは限りません。そのため、郵便受けだけで結論を出すことは避けます。

電気・ガスなどのメーター

外部から無理なく確認できる場合は、メーターの有無や現場で確認した状態を記録します。検針票、封印、取り外しなど、目視できた具体的な状況があれば写真と文章で残します。

メーターの一時的な動きだけで、対象者本人が居住していると判断することはできません。共用設備との取り違いや、家電の自動運転なども考えられるため、他の状況とあわせて扱います。

車両・自転車・洗濯物・生活用品

敷地内や対象住戸付近に、車両、自転車、洗濯物、植木、傘、子ども用品など、生活に関係する物があるかを確認します。車両がある場合も、直ちに対象者の所有物とは判断せず、確認できた位置や外見上の状態を記録します。

窓・カーテン・室外機など

外部から見える範囲で、カーテン、窓周辺、室外機などの状態を確認します。夜間調査を行う場合は点灯などが確認できることもありますが、点灯していることと対象者本人の在室は同じではありません。

訪問確認と聞き取りでは何を記録するか

呼び鈴による訪問確認

訪問確認を行う場合は、訪問した日時、呼び出し方法、応答の有無を記録します。応答があった場合は、誰が応答したのか、対象者本人を確認できたのか、どのような回答があったのかを整理します。

応答がなかった場合も、「不在」と断定せず、「指定日時に呼び鈴を押したが応答を確認できなかった」というように、実際に行ったことと確認結果を分けて記録します。

管理会社・家主・近隣への確認

案件の内容と現場の状況に応じて、管理会社、家主、管理人、周辺の方などへ確認を行う場合があります。聞き取りでは、回答者の立場、確認日時、質問した内容、得られた回答を記録します。

「最近見かけない」という回答が得られたとしても、それだけで転居を意味するわけではありません。回答者が対象者をどの程度認識しているか、いつ頃から見かけていないのかなど、回答の背景も可能な範囲で確認します。

回答を拒否された場合や、対象者を知らないという回答だった場合も、その経過を調査結果として残します。

聞き取りで得た内容は、調査員自身が直接確認した事実とは分けて記載します。「近隣住民の回答によれば」など、情報の出所が分かる形で整理します。

一度の訪問では判断しにくい現場

現地調査を一度行っても、居住状況を明確に確認できないことがあります。特に次のような現場では、訪問時間や確認方法を検討する必要があります。

再訪問が必要か、時間帯を変えるか、追加の確認を行うかは、依頼元と調査状況を共有して検討します。調査会社が独自に調査範囲を広げるのではなく、ご依頼の目的と必要性に沿って対応します。

現地写真は「全体から個別」の順で残す

現地写真は、表札や郵便受けだけを大きく撮影しても、それがどの建物のどの位置にあるのか分からない場合があります。そのため、周辺から建物全体、入口、対象住戸、個別の確認箇所へと順番に撮影します。

写真には、対象者や周辺住民の私生活に必要以上に踏み込む情報を含めないよう配慮します。調査目的に必要な範囲で撮影し、報告書本文の記載と対応させます。

「写真があること」だけでなく、どの確認事項を示す写真なのか、本文と写真番号の関係が分かることが重要です。

調査報告書には経過と確認結果を分けて記載

調査報告書では、最終的な結論だけを示すのではなく、調査員が現地で何を行い、その結果として何を確認できたのかを時系列で整理します。

報告書に整理する主な内容

• 調査対象者と対象住所
• 調査の目的と依頼事項
• 調査日時・現地到着時刻
• 住所と建物の確認結果
• 表札・郵便受け等の状態
• 訪問確認の実施経過
• 聞き取りの相手と回答内容
• 確認できなかった事項
• 現地写真と撮影内容

確認できなかったことも明記する

オートロックのため対象住戸前まで行けなかった、郵便受けが建物内部にあり確認できなかった、管理会社から回答を得られなかったなど、調査上の制約も記載します。確認できない事項を曖昧にせず、その理由を残すことで、依頼元が追加確認の必要性を検討できます。

調査結果と法的判断を分ける

調査報告書は、送達方法を決める文書ではありません。当社は現地で確認した事実と調査経過を整理し、法律事務所へ報告します。その結果をどのように申立てへ用いるか、公示送達を申し立てるかどうかは、依頼元でご判断いただきます。

公示送達の現地調査に関するよくあるご質問